لفترة طويلة كان المتعارف عليه بين الناس، إن الموظفين اللي بيشتغلوا في شركة واحدة بينزلوا كل يوم يروحوا مقر الشركة ويتشغلوا ساعات العمل المحددة ويمشوا، يعني مكان عمل واحد بيجمع تحت سقفه كل الموظفين اللي بيشتغلوا فيه.

لكن في الكام سنة الأخيرة ظهر تريند مختلف، وهو العمل عن بعد، سواء كان الموظف بيشتغل في شركة في نفس بلده، بس بيشتغل من البيت، أو شغله تبع شركة عالمية موجودة في بلد تانية، والتريند ده بدأ ينتشر لدرجة إنه بقى هو القاعدة وليس الاستثناء.

والانتشار ده حصل نتيجة التقدم التكنولوجي الكبير، واتجاه الشركات العالمية إلى التوسع بشكل كبير، وفتح مكاتب ليها في دول مختلفة.

وبما إن كل آليات إدارة العمل وتشغيل الموظفين كانت بتتكلم عن النمط الشائع، وهو موظفين موجودين في مكان واحد، وفي تواصل يومي بينهم وبين بعض، ومع مدرينهم، لكن دلوقتي إحنا محتاجين شوية تغيير في آليات إدارة العمل تساعد أي مدير تحت إيده موظفين بيشتغلوا عن بعد إنه يقدر يدير الشغل بتاعه بنجاح.

خلينا في بوست النهاردة نقولكوا على الآليات الناجحة إلي ممكن يتبعها المديرين لإدارة العمل عن بعد:

1-المساواة في المعاملة:

لازم المدير يساوي في التعامل بين الموظفين اللي معاه في المكتب وبين اللي بيتشغلوا معاه عن بعد، بحيث يخضعوا لنفس معايير تقييم الأداء، وكلهم يتكافئوا أو يتجازوا بنفس الطريقة.

2- تنظيم خطة العمل:

من أهم آليات إدارة العمل عن بعد إن أي مدير يكون محضر خطة مكتوبة يومية أو أسبوعية بتوضح الشغل المتوقع من كل موظف في الفريق، وده بيسهل متابعة وتقييم أداء كل فرد، ومعدل إنتاجه، وسهل إن المدير يتواصل عن طريق الإنترنت مع موظفيه ويبلغهم بالخطة ديه بشكل دوري.

3- تحديد وقت ثابت لاجتماع افتراضي مع الفريق:

لما الموظف ما بيشوفش مديره بكل منتظم ده بيضيع عليه إنه يفهم إشارات ورسالات كتير مش بتيجي غير بالتواصل المباشر، عشان كده أي مدير لازم يعمل "اجتماع افتراضي" في معاد ثابت كل أسبوع أو كل شهر مع موظفيه اللي بيشتغلوا عن بعد، وعندنا برامج كتير بتسهل القصة ديه زي Google Hangouts أو Skype.

4- تخصيص وقت للتواصل الهاتفي مع الموظفين:

مهم إنك كمدير يبقى فيه وقت في بداية كل يوم بتتواصل فيه بالتلفون مع فريقك عملك، وترد على أي أسئلة ليهم وتساعد في حل أي مشكلة بيواجهوها.

5- تحديد ساعات عمل ثابتة والالتزام بها:

لأن ده بيساعد على تنمية حس الالتزام والمسئولية عند الموظفين اللي بيشتغلوا عن بعد، وبيسهل متابعة معدل إنتاجهم ومحاسبتهم أو مكافئتهم حسب الإنتاج.

6- وضع نظام تقييم وقياس الأداء:

لازم نحط نظام واضح المعايير لتقييم إنتاج وكفاءة العاملين عن بعد، لأنه في وضع عدم وجود مواجهة يومية بين الموظفين ومديرهم بيبقى سهل يحصل خلط وربكة بين مين بيشتغل كويس ومين مقصر في شغله.

7- معايير يجب التأكد من توافرها:

قبل ما نتعاقد مع حد عشان يشتغل عن بعد مع الشركة اللي أنا مدير ليها، لازم أتأكد إن فيه مجموعة معايير متوفرة، وده لضمان نجاحي كمدير في إدارة العمل عن بعد مع الموظف ده، زي: هل يمكن إنجاز العمل ده من البيت؟ إيه هي قدرات الموظف ده ومدى كفاءاته؟ معايير الأمان الصارمة للمكاتب المنزلية ومدى توافرها؟

أي مدير ناجح لازم يتعلم آليات وتقنيات الإدارة عن بعد، لأن التطور التكنولوجي وتوسع الشركات العالمية هتخلي أي مدير عاجلا أم آجلا مضطر يدير عن بعد سواء لكل موظفيه أو حتى جزء منهم.